Warum brauchen wir Rollen, reicht nicht eine Stellenbeschreibung?

Wir hatten Monate darauf hingearbeitet und steckten gerade mitten in der heißen Phase des Projektes. Viele verschiedene Teams und Menschen waren dabei involviert. Wir hatten Zeit- und Leistungsdruck, und gefühlt die ganze Firma schaute auf den Fortschritt.

An einem Abend wollte ich nur kurz die Teams-Nachrichten checken und wurde von einer Flut von Nachrichten in unserem Projektchat überrascht. Es ging um einen akuten Konflikt über Arbeitszeiten, der mittlerweile schon sehr hochgekocht war, und es wurde auf eine Entscheidung gewartet. „Jakoba ist da, sie kann das klären.“ Verschiedene Anrufe kamen bei mir an und ich versuchte zu vermitteln.

Ich fühlte mich unwohl in der Situation und es fühlte sich nicht richtig an. Ich dachte mir: „Ich bin doch System Owner, warum soll ich jetzt Feuer löschen?“ Gleichzeitig war da ja anscheinend der Bedarf, in dem Moment die Verantwortung zu übernehmen.

Drei Rollenwechsel in anderthalb Jahren

Eingestellt wurde ich als Projektleiterin. In der zweiten Woche kam die erste Änderung: „Wir wollen agil arbeiten mit Flight Levels, deine Rolle nennt sich jetzt System Owner.“ Zusätzlich war ich im Projektmanagement Office. Dann die nächste Änderung: „Wir arbeiten jetzt nicht mehr mit Projekten, sondern mit Initiativen. Wenn du eine Initiative leitest, bist du Initiativenleitung.“ Die ersten 1,5 Jahre war ich damit beschäftigt, herauszufinden, was meine Rolle eigentlich ist. Ich hatte häufig das Gefühl, nicht wirklich angekommen zu sein.

In einer schnell wachsenden Organisation können neue Rollen schneller entstehen als die Klarheit über sie.

Hätte man eine*n andere*n der drei System Owner gefragt, was eigentlich die Verantwortlichkeiten der Rolle sind, hätte man vermutlich unterschiedliche Antworten bekommen. Es schien etwas Grundsätzliches wie eine gemeinsame Basis zu fehlen.

Der Rollen-Canvas: Wozu gibt es diese Rolle?

Die Idee kam auf, unsere Rollen gemeinsam zu formulieren. Wir haben im PMO-Team entschieden, als Vorreiter*innen und Versuchskaninchen zu starten. Zunächst brauchten wir eine Vorlage: Was kommt denn alles in eine Rollenbeschreibung rein?

Das erste Feld war das Ziel der Rolle. Wozu gibt es die Rolle überhaupt? Wir waren uns einig: Wenn sich das Ziel einer Rolle nicht benennen lässt, braucht es die Rolle nicht. Wir brauchten einige Iterationen, bis wir für alle zufriedenstellend das Ziel unserer Rolle formuliert hatten.

Zwei weitere Felder waren für uns besonders relevant. „Was macht die Rolle nicht“ half uns, ganz klare Grenzen zu ziehen. Außerdem machte es die Lücken sichtbar, wenn Aufgaben oder Verantwortlichkeiten nicht verteilt waren.

Auch haben wir die Schnittstellen zu anderen Rollen analysiert. Wen müssen wir informieren und von wem werden wir informiert? Welche anderen Rollen unterstützen wir und von wem bekommen wir Unterstützung? Das sind Fragen, die eine klassische Stellenbeschreibung nicht beantwortet. Und die auch für die System-Owner-Rolle bisher nicht beantwortet wurden.

Direkt beim Ausfüllen haben wir im Team gemerkt, dass es für uns Klarheit schafft und uns gleichzeitig verbindet.

Mehrere Hüte auf einem Kopf

Wir waren so begeistert von dem Rollen-Canvas, dass wir direkt mit der nächsten Rolle gestartet haben: der System-Owner-Rolle. Auch hier ließ sich die Methode direkt anwenden. Unsere Ergebnisse haben wir für alle sichtbar in unserem firmeninternen Wiki geteilt, und die ersten Rückmeldungen aus den anderen Teams kamen: „Ah, das macht deine Rolle also auch?“, „Wir würden das für unsere Rolle auch gerne machen“, „Die Schnittstellen werden immer klarer“.

Somit entstanden immer mehr Rollenbeschreibungen, mittlerweile über die Entwicklungsabteilung hinweg.

Vielen wurde klar: Ich habe gar nicht die eine Rolle, sondern mehrere Hüte auf. Für mich waren das der PMO-Hut, der System-Owner-Hut und der Hut der Initiativenleitung. Im Moment des Feuerlöschens hatte ich den Hut der Initiativenleitung auf und habe gemerkt, dass er so, wie die anderen ihn in diesem Moment verstanden haben, nicht auf meinen Kopf passte. Für mich wurde deutlich: Initiativenleitungen mit „Feuerlöschpotential“ möchte ich in der Zukunft nicht mehr übernehmen.

Und warum es trotzdem Arbeit bleibt

Der Rollen-Canvas ist ein Format, das Klarheit im Team und auch nach außen schafft, unter anderem zu Verantwortlichkeiten und Schnittstellen. Und gleichzeitig ist es nur eine Momentaufnahme, die, wenn man sie nicht nutzt, irgendwo im großen Dokumentationsuniversum der Firma landet und nie wieder hervorgeholt wird. Der Mehrwert verpufft. Das Nachhalten, das Darüber-Sprechen und das Teilen brauchen Zeit und sind auch uns manchmal schwergefallen.

Eine Rolle ist nicht nur das, was ich mir darunter vorstelle, sondern auch das, was andere von ihr erwarten. Daher kann ich sie am besten im Austausch mit anderen schärfen.